Первичная документация в общественном питании. Списание блюд в общепите
КОНТРОЛЬ В ОБЩЕПИТЕ как средство сохранения прибыли
О сложностях исчисления налогов в организациях общественного питания написано много. Но не меньше проблем у ревизоров вызывает борьба с нарушением кассовой дисциплины, хищениями и иными злоупотреблениями против собственности владельцев таких предприятий. О путях решения этих задач мы поговорим сегодня.
В РЕСТОРАНАХ в отличие от магазинов имеется множество одновременно обслуживаемых заказов, поэтому обычная касса не помогает избежать мошенничества кассира (официанта, бармена) -- ведь он может взять деньги с клиента и не положить их в кассу. Для ресторанов нужны кассовые программы, позволяющие контролировать прохождение неоплаченных заказов. В соответствии с Правилами оформления и учета счетов при расчетах официанта с посетителями на предприятиях общественного питания, утв. Минторгом от 27.01.97 г. N 11, работник должен немедленно вносить заказ в счет клиенту, а пробивать полученную сумму по КСА только после расчета. За это время кухня может отпустить официанту иные блюда. Отпуск товара, не внесенного в счет, означает хищение. Поэтому для контроля администратор (метрдотель или менеджер) ресторана и ревизор должны проводить внезапное сравнение заказов, состава блюд на столах с записями в дневных заборных листах, заполняемых материально-ответственными лицами на кухне. Работник может уменьшить заказанное количество блюд без подтверждения метрдотелем, но не вправе без его разрешения повторно напечатать счет клиенту. Не вписать в счет дополнительные заказы или вообще не оформить заказ запрещается. Следует также проверять слишком долго открытые заказы -- возможно, что за них уже получены деньги, не пробитые по кассе и присвоенные работником.
Специализированная компьютерная касса в ресторане при соблюдении правил учета и контроля уменьшает потери от хищений персонала на 10--30% выручки. Кроме этого, КСА исключает обсчет клиента и позволяет проводить специальную маркетинговую политику (скидки, зависящие от времени, клиента, набора блюд и др.).
Эффективным методом контроля является постоянный учет контрольных цифр по рентабельности производства. Компьютерная касса выдает отчет о продаже блюд за любой период. Поскольку плановая рентабельность (наценка) по каждому из товаров известна, легко подсчитать сумму, на которую за данный период должны были израсходованы продукты. За превышение этой суммы отвечает заведующий производством (шеф-повар или бармен). Поэтому данные работники заинтересованы, чтобы закупочные цены на продукты, а значит, и себестоимость продукции были ниже. Обратной стороной могут стать недовложения продуктов или снижение их качества, поэтому премирование сотрудников целесообразно устанавливать в виде процента от выручки.
Проверяя кассовую дисциплину и соответствие учета товарных операций в общественном питании порядку, установленному приказом Минторга от 29.03.99 г. N 38, необходимо обратить внимание на некоторые особенности.
Во-первых, количественный учет остатков в баре, на кухне важно обеспечить в случае, если зарплата завпроизводством не зависит от дохода предприятия. Количественный учет позволяет обнаружить как недовложения (недолив), так и "левый" товар. На кухне контроль реализации наибольших по обороту продуктов позволяет обнаружить хищение. Поскольку закладки в калькуляционных картах часто завышены, нередко списывается больше, чем реальный расход с кухни, и факт списания продуктов до нуля служит основанием для снятия остатков по данной группе. Резкие колебания излишков и недостач одного и того же продукта в течение месяца свидетельствуют о возможных хищениях излишков с кухни.
КОНТРОЛЬ закупки позволяет предотвратить такие злоупотребления, как завышение цен или приобретение излишне больших партий продуктов с целью положить в карман оптовую скидку. Кроме того, при покупке продуктов у "своего" поставщика или посредника работник может получать комиссионные. Такие ухищрения выявляются при помощи периодического анализа закупочных цен по данным компьютерного учета. Желательно иногда на короткое время подменять снабженца на другого работника и сравнивать закупочные цены. При отсутствии периодического контроля потери на разнице в ценах могут составлять значительные суммы (5--50%).
Посредника, по данным компьютерного учета, легко выявить по таким параметрам, как колебания цен в обе стороны на один и тот же товар, более высокие цены, наличные расчеты, "универсальный" ассортимент товара, отсутствие телефонов для связи, использование ее только одним из закупщиков, излишне крупные объемы закупок со сроком реализации партии более одного месяца.
Если запасы на производстве малые, а передача продуктов на производство частая, всегда можно оценить реальный расход на производство продукции по объему переданного на производство товара.
Согласно Положению о приемке товаров по количеству и качеству, утв. постановлением Кабинета Министров РБ от 26.04.96 г. N 285, приемка товара осуществляется в соответствии с обязательными требованиями нормативно-технической документации и в соответствии с данными, указанными в маркировке и сопроводительных, транспортных документах, удостоверяющих количество и качество поставляемого товара, а также в соответствии с условиями договора. В случае отсутствия требуемых документов или некоторых из них приемка товара не приостанавливается, если иное не предусмотрено договором, а при составлении акта в нем указываются недостающие документы, влияющие на приемку товара по количеству и качеству. Однако кладовщик за определенное вознаграждение может просто оставить часть товара в машине поставщика. При этом вынос товара с предприятия не происходит, но недостача образуется. Для выявления такого мошенничества необходимо вести склад предприятия в компьютерной системе "день в день" без отставания, а кладовщик не должен иметь возможность исправлять задним числом единожды введенные документы. По товарам, по которым не ведется методического списания, нужна еженедельная инвентаризация, а перед проведением банкетов, выездной торговли следует производить контроль остатков и состав отгрузки. Накладная на прием товара со склада должна подписываться материально ответственными лицами непосредственно при передаче товара, а не "задним числом", как это нередко бывает. Отмечу, что потери от неприемки товара могут составлять от 3% от объема выездной торговли до 30% расходов на подготовку банкетов.
В ТОРГОВЛЕ и общепите могут применяться два вида бухучета реализации и отчетности материально ответственных лиц: сальдовый и количественно-суммовой.
При сальдовом методе учета товар, поступающий на торговые точки, передается по ценам продажи. Материально ответственное лицо отчитывается только по сумме. При изменении продажной цены товара следует провести инвентаризацию остатков и формировать акт переоценки с изменением подотчетной суммы на точке. Но в реальности это правило нередко нарушается. Продавец реализует весь оставшийся товар по новым ценам (разница становится его личным доходом), а при понижении цены -- придерживает старый ценник до тех пор, пока это возможно.
Контроль на точке с сальдовым учетом ведется путем проверки ассортимента, цен по ценникам, а также внезапных проверок в процессе торговли. Обнаружить при такой системе учета завышение цен и пересортицу можно только путем контрольных закупок.
При изменении цен в течение дня, наличии скидок или наценок сальдовый учет практически невозможен из-за сложностей в контроле и оформлении. Поэтому даже при сальдовом учете имеет смысл применять кассовые аппараты, работающие по штрих-кодам или кодам, при которых продавец не сможет завысить цены. Такая техника позволяет получать отчет о том, какой товар и по какой цене продавался. Поэтому без проблем можно вести количественный учет остатков, вплоть до онлайнового снятия остатков на текущий момент и сравнения их с продажами через кассу.
ПРИ количественно-суммовом методе учета в точках торговли устанавливаются кассовые аппараты с возможностью торговли по кодам либо работники ведут учет проданных товаров путем выписки номерных счетов, проверяемых покупателем. При этом возможны скидки, изменения цен в течение дня, отпуск в кредит и т.п. Часто покупатели не проверяют рукописные счета, а дописать в них что-либо легко. Поэтому данный способ менее эффективен, чем использование компьютерных касс.
Контроль производится путем внезапных проверок остатков и сравнения их с расчетными. При количественно-суммовом учете завышение цены фиксирует кассовый аппарат, а пересортица обнаруживается как отрицательные остатки товара.
В то же время бухгалтерское оформление сальдового учета при отсутствии оформленных скидок и изменений цен значительно проще. Поэтому целесообразно сочетать количественно-суммовой учет для контроля над персоналом и сальдовый в бухучете.
Количественно-суммовой учет позволяет добиться четкого соблюдения рецептуры, особенно расхода дорогих ингредиентов, и соответствия отпускаемых товаров выставленным счетам. Суммовой учет должен вестись на кухне и по всем остальным товарам, особенно если не удается соблюдать рецептуру в авральных случаях, например, при непредсказуемом наплыве клиентов. Если повар допускает некоторые изменения рецептуры в сложных блюдах, но остается в рамках плановой себестоимости и при этом привлекает клиентов своей творческой работой -- это прекрасно. Но если себестоимость завышается -- он наносит ущерб заведению.
Из опыта аудита ресторанов можно сделать следующие выводы:
-- при организации работы в общепите следует обратить особое внимание на обеспечение количественного учета реализации и установку компьютерной системы учета. Но без методичного ежедневного учета эффективность ее будет невысокой;
-- выделение в штате отдельного сотрудника, анализирующего состояние склада и запасов, возможные мошенничества персонала при закупках, производстве, реализации может существенно уменьшить убытки. Для недопущения сговора следует четко разделять должностные обязанности работников, их доступ к информации и ее корректировке;
-- очень важна возможность оперативного и внезапного контроля. Например, система GSМ-mаnаgеr позволяет получать данные о работе предприятия (выручке, количестве чеков, счетов и клиентов в зале, составе работников, количестве вошедших в дверь) на сотовый телефон администратора, не сообщая об этом никому из персонала, проводить дистанционные проверки, вплоть до видеонаблюдения за торговым залом.
neg.by
Первичная документация в общественном питании
Начало читай тут
12. Первичная документация в общественном питании
Формы первичного учета в общественном питании приведены в Методрекомендациях № 157. Кроме того, в отдельных случаях могут применяться формы первичных документов, утвержденные приказом Министерства торговли СССР от 20.08.86 г. № 201.
Заметим, что на практике большинство предприятий общественного питания используют не все формы первичных документов, приведенные в упомянутых нормативных актах, поскольку особенности организации технологического процесса на них этого не требуют. То есть каждое конкретное предприятие с учетом особенностей своей деятельности применяет только те формы документации, которые необходимы для правильной организации ведения бухгалтерского и налогового учета.
Рассмотрим порядок заполнения некоторых первичных документов, оформляемых предприятиями общественного питания.
Закупочный акт по форме, приведенной в приложении 5 к Методрекомендациям № 157, составляется для оформления закупки сырья у населения. Акт составляется в одном экземпляре в момент совершения покупки и служит основанием для приема продуктов и товаров, приобретенных у физлиц, в кладовую предприятия общественного питания.
Планменю (приложение 3 к Методрекомендациям № 157) составляется предприятиями общественного питания, которые:
— при наличии согласованного ассортимента блюд и кулинарных изделий ежедневно готовят только их небольшую часть;
— имеют возможность планировать количество посетителей.
Примером заведений общественного питания, которые, как правило, составляют планменю, являются школьные и студенческие столовые и буфеты, столовые санаториев, домов отдыха и пансионатов.
Планменю составляется в одном экземпляре заведующим производством (шефповаром, бригадиром) ежедневно накануне дня приготовления пищи. По данным планаменю определяется суточная потребность продуктов (сырья), необходимых для приготовления, с учетом остатка продуктов (сырья) на производстве (кухне).
При составлении планаменю в нем приводятся такие данные: наименование блюда (кулинарного изделия, напитка), его номер по сборнику рецептур или технологической карте (для фирменных блюд), необходимое количество и стоимость каждого блюда (кулинарного изделия, напитка). Блюда в планеменю группируются по видам: холодные закуски, первые, вторые блюда, десерты, напитки.
Требование в кладовую по форме, приведенной в приложении 4 к Методрекомендациям № 157, является основанием для отпуска сырья и продуктов из кладовой в производство. Требование составляется заведующим производством (шефповаром) или другим материально ответственным лицом на основании планаменю и с учетом потребности в сырье (продуктах) на предстоящий день и остатков сырья (продуктов) на начало дня. Требование в кладовую выписывается в одном экземпляре и утверждается руководителем предприятия.
Обратите внимание, при наличии на предприятии такого структурного подразделения, как кладовая, и материально ответственных кладовщиков требование в кладовую оформляется даже при условии, что планменю не составляется.
На основании требования в кладовую кладовщик оформляет накладную на отпуск товара из кладовой (специализированная форма 13ОПит). Этим документом оформляется отпуск продуктов и продовольственного сырья из кладовой предприятия в производство (на кухню), буфеты, ларьки, киоски, а также одноразовый отпуск изделий кухни в течение дня (смены) буфетам, киоскам.
При отпуске продуктов и товаров из кладовой в производство (на кухню) они отражаются в накладных по учетным ценам, установленным кладовой (для списания с подотчета кладовщика), и по ценам, по которым они учитываются и приходуются получателем данного подразделения предприятия. По учетным ценам и ценам реализации накладную составляют, если учет продуктов и товаров в кладовой ведется по первоначальной стоимости. Накладная составляется только по ценам реализации, если учет товаров и продуктов в кладовой ведется по продажным ценам.
В накладных указываются полное наименование продуктов (сырья), единица их измерения, количество затребованных и отпущенных продуктов, а также цена и общая стоимость отпущенного сырья. Накладные выписываются в двух экземплярах, первый из которых передается лицу, получающему товар, второй остается у кладовщика (материально ответственного лица), а затем вместе с товарным отчетом передается в бухгалтерию.
Товарный отчет является отчетным документом кладовщика о движении товаров и продуктов в кладовой и составляется по форме приложения 6 к Методрекомендациям № 157. Ежедневно или в установленные предприятием сроки кладовщик (материально ответственное лицо) составляет товарный отчет в ценах, в которых ведется учет ТМЦ в кладовой. При этом допускается составление и предоставление названного отчета раз в три дня (но не реже).
Товарный отчет составляется в двух экземплярах. Первый с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.
В товарном отчете указываются остатки товаров и тары на начало дня, которые должны соответствовать остаткам, указанным в предыдущем товарном отчете. После этого заполняются данные о поступлении и выбытии товаров и тары за день и выводится остаток на конец дня.
Для расчета цены реализации изделия предназначена калькуляционная карта по форме, приведенной в приложении 2 к Методрекомендациям № 157. Калькуляционная карта оформляется отдельно на каждый вид блюда (кулинарного изделия, напитка, гарнира, соуса и т. д.), в том числе и на фирменные блюда. Кроме того, калькуляционные карты составляются и на покупные товары.
В калькуляционную карту вносятся данные о стоимости продуктов (сырья), входящих в рецептуру кулинарного изделия. Для более точного определения цены одного блюда (изделия) калькуляция может быть составлена: на 100 порций, если в сборнике рецептур предусмотрены нормы закладки на одну порцию; на 10 кг, если в сборнике рецептур даны нормы закладки в расчете на 1 кг.
Правильность исчисления продажной цены блюда (изделия) подтверждается подписями заведующего производством и лица, составившего калькуляцию, и утверждается руководителем заведения общественного питания.
Рассчитанная в калькуляционной карте продажная цена блюда сохраняется впредь до изменения сырьевого набора блюда или стоимости сырья. При изменении сырьевого набора (стоимости сырья) новая продажная цена исчисляется в следующей свободной графе калькуляционной карточки.
Акт о реализации готовых изделий кухни за наличные (приложение 7 к Методрекомендациям № 157), как правило, применяется в ресторанах, кафе, а также на других предприятиях ресторанного хозяйства, где используется такая форма расчета с потребителями, которая позволяет получить данные о реализации изделий кухни по наименованиям, количеству и их стоимости. Такие данные берутся из счетов, выписываемых официантами по окончании обслуживания посетителей, и кассовых чеков РРО. Акт составляется ежедневно заведующим производством или другим материально ответственным лицом. Данные отчета об общем объеме реализации должны совпадать с данными о реализации по кассе. Акт является приложением к отчету заведующего производством о движении продуктов на кухне.
Отчет о движении продуктов и тары на кухне составляется по форме, приведенной в приложении 13 к Методрекомендациям № 157, и предназначен для ежедневного отчета заведующим производством перед бухгалтерией за реализованную продукцию, отпущенные товары и расход сырья на производстве. Этот отчет составляется в суммарном выражении по учетным ценам производства. Данные о поступлении продуктов, товаров и тары заносятся в отчет на основании приходных документов — накладных на отпуск товаров из кладовой. Расход продуктов определяется на основании актов о реализации готовой продукции, накладных, дневных заборных листов, меню на отпуск питания работникам и т. д. Кроме того, при заполнении расходной части отчета учитываются данные актов о порче продуктов (сырья), накладных о возврате товаров в кладовую.
Отчет о движении продуктов и тары на кухне составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчетавместе с приложенными приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию, а второй остается у составившего его материально ответственного лица.
Дневной заборный лист (приложение 10 к Методрекомендациям № 157) применяется при отпуске кулинарных изделий в случаях территориальной обособленности раздаточной, а также в случае отпуска кулинарных изделий в буфеты и мелкорозничную торговую сеть.
Дневны
buhgalter.com.ua
Добрый день уважаемые посетители форума
Становлюсь на бухгалтерский путь в общепите. До этого работал вторым бухгалтером в оптовой торговле, соответственно возникла куча вопросов. Надеюсь с вашей помощью найти ответы 
Итак, маленькая кафешка (ООО), упрощенка, 8% без НДС, учет ведется в книге доходов и расходов. Хозяин не доволен работой теперешнего бухгалтера, т.к. человек постоянно забывает оплачивать аренду, коммуналку, на офисе не появляется. Фактически учетом первички занимается один из учредителей  Собирается ее увольнять.
Итак первое, что бросилось в глаза - это наличие не всех технологических карт на приготовление блюд, а насколько я знаю из теории - именно они являются основанием для приготовления. Взяли нового технолога, он составит все. Вопрос: составление калькуляции на каждое блюдо идет по массе брутто или массе нетто? Обороты небольшие, могу калькуляции составлять в эксельчике, но согласитесь, это головная боль. Кто какой софт использует для этого? Что-то мне подсказывает, что есть 1с, заточенная для общепита РБ? Также склоняюсь к тому, что все равно надо вести учет по-полной для себя, т.к. не представляю себе возможным вести учет кредиторки на коленках и копаться в накладных.Вопрос по складу. По факту организация закупает мясо, но его привозят раз в два дня. Часть мяса сразу идет в морозильник в кафешку, остальная часть может зависнуть в морозилке на офисе. Официально у нас нет должности заведующего склада. Не является ли это нарушением, что часть провизии храниться в офисе? Если является, то как быть в данной ситуации, как исправлять? Документ, подтверждающий переход на упрощенку есть, а вот должно ли где-то быть указано, что учет будет вестись в книге ДиР ? Еще вопрос по закупкам: может ли работник побежать и купить за наличные продукты питания в близлежащем магазине за счет выручки в кассе? Как должна документально оформляться эта операция? Конечно понимаю, что казус, но все же Имеет место быть питание за счет фирмы для сотрудников. Т.е. фирма за свой счет кормит персонал. Как это документально оформить? Есть договор о материальной ответственности на одного из персонала. Он принимает товар по накладным и он же ответственен за кассу. Но про то, что он кассир - ничего в документах фирмы не нашел. Какой должен быть документ, что он является кассиром? Как я понимаю, если он намудрит с кассой, то ответственность ляжет на него? Имеет ли право сдавать наличность в банк любой сотрудник фирмы? Или это должен делать строго кассир? По ЗП вопрос. Может ли директор, отработав месяц, отказаться от получения ЗП в целях экономии средств фирмы? На мой взгляд, история мутная, т.к. м.б. на лицо факт сокрытия налогов. Хотелось бы узнать это, прежде чем попасть впросак. По лимитам. У нас лимит в день 1,5 млн, но кафе закрывается в 19.00, соотвественно выручку я никак не могу сдать в этот же день. Как быть тогда? Конечно часть выручки я могу сдать в 18.00, но а если набежит за час более 1,5 млн? Хозяин говорит, что мол можно сделать две кассы - одна на офисе (виртуальная), другая фактическая (где осуществляется продажа) и если будет перелимит, то можно делит перерасход на две эти кассы? Это вообще реальная ситуация либо это сказки? Как осуществляется данная процедура? Итого на сегодняшний день, у нас есть технологичекие карты, кое-какие калькуляции. Ведется кассовая книга и книга кассира-операциониста+все доку по ЗП. Что еще у меня должно быть на руках, чтобы не взяли за жабры? Сорри за столько вопросов, но как-то стремно перенимать дела с таким положением вещей. Помогите пожалуйста Спасибо |
buhgalter.by
